Sistema Integrado de Reporting y Data Governance

¿Qué es el reporting de datos?

Hoy día cualquier empresa que quiera extraer información válida de sus propios datos o aquellos que pueda recopilar a través de medios digitales, debe contar con un sistema integrado de reporting, que le pueda proporcionar información válida y visualmente clara para tomar decisiones estratégicas.

Almacenar datos, dar forma a esta información y analizarla, es un procedimiento que forma parte de lo que hoy conocemos como Business Intelligence (Inteligencia Empresarial o de Negocio) que define un conjunto de técnicas y estrategias, con el objetivo de transformar información en conocimiento sobre el que se pueda apoyar una entidad u organización, para adoptar decisiones de cara al negocio o el devenir de estas.

Dentro de este proceso y conjunto de técnicas y estrategias, el reporting de datos es una fase que consiste en generar informes para su posterior validación y análisis.

María Sánchez Corraliza
María Sánchez CorralizaSoftware Analyst en Viewnext

Se trata de extraer la información en un formato adecuado y válido al que inicialmente se obtiene, para que puedan ser analizados visualmente, a través de gráficos, tablas…, o de una forma análoga pero sencilla, que permitan su fácil lectura y, por ende, una correcta interpretación de los datos.

Su ámbito y aplicación es muy amplio y se extiende a cualquier sector y compañía, aunque mayoritariamente se centra en el mundo de los negocios. Esto se debe principalmente a que, a nivel de organizaciones y empresas financieras, puede aportar información de rigor con la que ofrecer un mejor servicio o producto, u obtener mayores beneficios.

El Reporting como Sistema Integrado de Información

Resulta esencial diferenciar dentro de un sistema integral de información cada uno de los mecanismos que lo componen y, sobre todo, la fase de Reporting como tal, ya que esta cobra vital importancia en la difícil y compleja tarea de transformar los datos en información valiosa y significativa.

A grandes rasgos, un sistema de información implica:

  • La recopilación o colecta de los datos en bruto (sin formato alguno).
  • El almacenamiento para su posterior uso. Hoy en día existen diferentes formas de almacenar la información tanto de forma estructurada (datawarehouse, sistemas gestores de datos) como no estructurada (data lake).
  • Procesamiento y manejo de la información. Procesa y moldea los datos a un formato válido para su posterior tratamiento.

Además, un sistema que asegure el mantenimiento de los datos, de fácil diseño y usabilidad, será un sistema que ofrecerá una mayor rentabilidad al tiempo que mejorará la eficacia y competitividad de cualquier organización.

Herramientas y tipos de informes que existen

Hoy en día existen procesos y herramientas mucho más avanzadas que antaño, lo que ha que ha supuesto un ahorro en costes y tiempo, y consecuentemente en mayores beneficios. Ejemplos de algunas de estas herramientas para la generación de informes son: Tableau, Raven Tools, Oracle, MicroStrategy, Microsoft Power BI y SAP Businnes Intelligence.

A la hora de generar un reporte o informe debemos tener en cuenta qué tipo de información necesitamos, atendiendo a la siguiente clasificación:

  • Informes en Tiempo Real: son reportes enfocados en obtener la información en el menor tiempo posible, es decir, en correlación con la situación real. Se suelen actualizar a cada minuto y resultan efectivos para conocer datos como el número de usuarios activos, número de visitas, las fuentes de entrada, entre otros, información muy valiosa a nivel de páginas web.
  • Informes sobre la Audiencia: ofrecen información acerca del tipo de público que accede a un sitio web o aplicación, esto es, datos demográficos, como el sexo, edad, sus intereses y los distintos dispositivos que utilizan para acceder, entre otros. Son reportes muy útiles para ajustar y mejorar tanto el contenido como la publicidad, en base a las preferencias del público que accede.
  • Informes de Adquisición: orientados a obtener reportes para mejorar las estrategias de marketing de una organización que base sus campañas en atraer al público a través de distintos canales de marketing como pueden ser las redes sociales, buscadores, banners, enlaces de suscripción, navegadores, etc.
  • Informes de Comportamiento: se centran en la mejora de parámetros a nivel técnico como puede ser la velocidad y búsqueda interna a través de un site.
  • Informes de Conversiones: las conversiones pueden medir distintos parámetros relacionados con objetivos marcados para un site comercial. Entre los más habituales se encuentran: las ventas, suscripciones, descargas, contratación de servicios… Este tipo de reportes puede ofrecer información también acerca de los beneficios e ingresos que se generan a partir de la publicidad incorporada en un sitio web.

Data Governance

Hay una frase del crítico Harold Bloom que dice: «tenemos acceso ilimitado a la información, pero ¿dónde encontramos la sabiduría?».

Esta cita se puede aplicar en gran medida al impreciso mundo de los datos. Estos pueden ser recogidos y almacenados en grandes cantidades (Big Data), pero si la información que se extrae de ellos, carece de valor esencial, esta no podrá ser útil y, por tanto, no podrá repercutir de forma efectiva en el devenir de una entidad u organización. Por eso, la calidad de los datos es importante a la hora de generar un buen reporte para su posterior análisis.

Además de la calidad de la información se debe asegurar su protección y privacidad, según establece el Régimen jurídico en el reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Para ello y lo que se pretende con el gobierno del dato, es que la información se rija por una serie de procedimientos y acciones dentro de una organización o entidad, enfocados a la gestión, integridad y confidencialidad de los datos.

Estos procedimientos deberán incluir:

  • Normas y roles de usuarios para personal autorizado. Es importante establecer un conjunto de reglas y normas sobre la información. El tratamiento y acceso de los datos debe estar regulado según el tipo de información y rol del usuario. Los datos deben preservar la confidencialidad de los clientes y no todos los usuarios deben tener acceso a ella.
  • Conjunto de controles y auditorías para vigilar el cumplimiento de la normativa, así como la revisión de los criterios establecidos en torno a la recopilación, almacenamiento y uso de datos.
  • Ciberseguridad de la información. Además de una gestión adecuada para el acceso a los datos confidenciales, deben existir mecanismos y herramientas en torno a la seguridad de estos que incluyan una supervisión continua para identificar y descubrir posibles vulnerabilidades en el sistema, así como cualquier riesgo o amenaza de pérdida o sustracción de los datos.

El papel de la Transformación Digital en el Reporting

La era de la Transformación Digital ha supuesto un gran y significativo avance en el mundo del reporting de datos. Ha requerido adaptar todo el conjunto de estrategias, metodologías, herramientas empleadas hasta ahora, para así poder obtener el mayor beneficio posible de la tecnología y este proceso de transformación digital.

Durante todos estos años, el almacenamiento de datos no estructurados no era posible debido a la complejidad de su tratamiento y clasificación, por tratarse de datos que no cumplen con un estándar o patrón definido para ellos. Por eso, durante este tiempo solo se ha contado con la provisión y extracción de datos estructurados, a través de sistemas gestores y transaccionales como SQL (Structured Query Languaje) y los sistemas de Datawarehouse.

Hoy en día, gracias a la tecnología del Big Data y sistemas basados en el Data Lake, no solo es posible el aprovisionamiento de datos no estructurados, sino que además han mejorado visiblemente las técnicas para la extracción y procesamiento de los datos, existiendo actualmente potentes  herramientas que permiten que las tareas que van desde el almacenamiento de datos hasta su procesamiento para la generación de informes, ya no resulte una labor compleja, es decir, nada que ver con los sistemas y aplicaciones de antaño, con procesos rutinarios y tediosos.

En los próximos años, seguramente podramos ver como la evolución de estos sistemas y procesos, van hacia una expansión en la nube, permitiendo además su acceso a datos históricos con mayor eficiencia y agilidad.

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2021-12-15T17:26:43+02:0015 diciembre, 2021|

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