Declaración de Privacidad Viewnext para Externos (Detalles)

Su privacidad es importante para VIEWNEXT S.A. (en adelante “VIEWNEXT”); mantener su total confianza es nuestro objetivo primordial.

VIEWNEXT como compañía perteneciente al Grupo mercantil IBM España (en adelante “el Grupo IBM”), cumple con prácticas generales del Grupo IBM en relación con el tratamiento de su información personal en lo que respecta a su concreta actividad.

En la presente declaración se exponen las prácticas que  VIEWNEXT  utiliza en el tratamiento de la información personal de contratistas y otras personas con quienes trabajamos o colaboramos internamente.

Las referencias a sistemas y aplicaciones o servicios incluyen aplicaciones, programas y sitios web.

Esta Política de Protección de Datos explica cómo recopilamos, almacenamos y usamos los datos personales de contratistas y otras personas que colaboren con VIEWNEXT.

1. General.

VIEWNEXT mantiene desde hace tiempo políticas internas sobre el tratamiento de información personal, así como sobre estándares de seguridad.

En la presente declaración, proporcionamos información relacionada con las categorías de tratamiento de VIEWNEXT, con la finalidad de ofrecer información accesible y transparente acerca de lo que hacemos con su información personal y por qué. En caso necesario, esta se suplementará con información específica sobre aplicaciones o procesos, tales como los contenidos de un aviso, un formulario de suscripción o de envío para las instalaciones o el equipo.

2. Subcontratistas y colaboradores

Si trabaja para VIEWNEXT como subcontratado, recopilamos directamente de usted o de su empleador su información de contacto, CV, identificación e información relacionada con el trabajo.

Esta información se utilizará para administrar y facilitar su trabajo y nuestra relación contractual con su empleador y, si corresponde, nuestros clientes. De forma adicional, esta información se utilizará con el objetivo de cumplir con nuestras obligaciones legales.

En VIEWNEXT, también podemos colaborar con otras personas, como el personal de clientes, compañías del Grupo IBM al que pertenece, o proveedores, cuya información personal (como la información de contacto o la información relacionada con los conocimientos) puede intercambiarse en el transcurso de tareas y proyectos relacionados con el trabajo.

Cuando trabaje en VIEWNEXT, la información de las siguientes secciones, puede ser relevante para usted.

3. Seguridad.

El acceso a nuestros sitios está protegido por credenciales y los visitantes tienen que registrarse. Nuestros sitios utilizan supervisión de cámaras por motivos de seguridad de personas y pertenencias, así como por fines normativos.

En la medida necesaria para proteger la red y los sistemas de información, utilizamos las aplicaciones y procesos de seguridad adecuados para proteger nuestros sistemas ante acceso no autorizado, malware o actividades maliciosas que podrían afectar negativamente a la disponibilidad, la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de la información, y aplicamos las medidas necesarias si se produce alguno de estos incidentes. Con esta finalidad, puede que dichas aplicaciones y procesos necesiten tratar información personal, como la relacionada con el registro de acceso, actividad de red anómala o el estado de la protección de malware en una máquina utilizada por una persona.

4. Instalaciones para su trabajo en VIEWNEXT.

En VIEWNEXT, proporcionamos a las personas que trabajan para nosotros toda clase de instalaciones, desde espacio de oficina y equipo hasta portátiles, teléfonos, impresoras, tarjetas de visita y tarjetas de crédito corporativas. Las instalaciones que proporcionamos se registran con fines administrativos y de planificación y dicha información personal (como los trabajos de impresión, el tipo y el número de serie de su portátil) se recopila en la medida necesaria en relación con los servicios proporcionados.

5. Herramientas de colaboración y comunicación.

VIEWNEXT ofrece correo electrónico (IBM Notes) y una variedad de herramientas de colaboración y comunicación. Estas herramientas incluyen aplicaciones de IBM  tales como Connections, aplicaciones Notes y Sametime, y aplicaciones de otros terceros.

Estas herramientas procesan la información necesaria en relación con los servicios (incluyendo la administración, el soporte y la comunicación con el usuario final), como el perfil de usuario (necesario para la identificación), el registro de acceso a los servicios, la información del dispositivo y la información relativa a la seguridad.

Los usuarios de los servicios son responsables del contenido que publiquen en los servicios y del cumplimiento con cualquier requisito relacionado con el uso de los servicios.

La información personal se comparte en caso necesario, por ejemplo, con funciones de soporte.

6. Gestión y planificación, incluyendo planificación de recursos.

La gestión empresarial requiere información para la toma de decisiones. En relación con los datos personales, puede incluir información sobre demografía, conocimientos, componentes financieros, planificación de recursos, instalaciones necesarias y recursos de TI. Cuando sea posible y adecuado, esta información se recopilará a nivel colectivo y anónimo.

7. Funciones de auditoria e investigación.

El Grupo IBM, al que VIEWNEXT pertenece, tiene un gran interés en realizar investigaciones y auditorías de acuerdo con la ley y la buena gestión corporativa.  En consecuencia, conforme en cumplimiento de instrucciones corporativas, entre otra autoridad, el Grupo IBM trata información personal en relación con sus diversas funciones de auditoría e investigación interna. Estas funciones se han habilitado para facilitar a  VIEWNEXT el cumplimiento de sus obligaciones legales e intereses (1) relacionados con el establecimiento y el mantenimiento de controles internos, y (2) en virtud de las leyes y normativas relacionadas.

Instrucciones Corporativas del Grupo IBM otorgan a las funciones corporativas de auditoría e investigación del Grupo IBM «acceso no restringido a todas las funciones, registros, propiedad y personal» de VIEWNEXT para habilitarles el cumplimiento de sus obligaciones.

La información personal que pueda ser recopilada y/o revisada por estas funciones puede ser procedente de sistemas de VIEWNEXT.

Las investigaciones y funciones de auditoría del Grupo IBM adoptan las medidas adecuadas para proteger los derechos de privacidad de los interesados incluyendo, según sea necesario, minimizar la recopilación y el tratamiento de datos, pseudonimización de informes de conclusiones, limitar el acceso a información personal, garantizar que la información personal se suprima cuando ya no es necesaria para su finalidad mediante la aplicación políticas y plazos de retención, y establecer otros procedimientos para atender los derechos de los interesados.

VIEWNEXT puede usar a terceros especializados, como asesores jurídicos externos o empresas de análisis forense, para prestar asistencia en investigaciones y auditorías en circunstancias adecuadas.  En circunstancias apropiadas VIEWNEXT, en cumplimiento de sus obligaciones legales o empresariales a su discreción, puede divulgar información personal a otras entidades, tales como clientes o reguladores gubernamentales.

En función de la naturaleza de la auditoría o investigación, el tratamiento de esta información personal puede ser necesario, con arreglo a los requisitos legales o a los intereses legítimos de VIEWNEXT o una tercera parte.

8. Información personal tratada en relación con operaciones de negocio y procesos relacionados con el trabajo.

La mayor parte del tratamiento de información personal se realiza en relación con las actividades de negocio diarias de VIEWEXT. En el entorno actual, la mayoría de estos procesos son automatizados. Como consecuencia, muchos procesos dejan rastros de información en el entorno de TI (por ejemplo, a través del registro o la autenticación de acceso o cuando los procesos corrigen errores y proporcionan soporte). El tratamiento de dicha información se realiza con la finalidad de prestar estos servicios y es necesaria en relación con el acuerdo de empleo.

El tratamiento de información personal también se realiza respecto a tareas básicas relacionadas con el trabajo a efectos de gestión, administración, calidad, auditoría y procesos de negocio. Esto incluye la gestión de proyectos, documentación, documentos emitidos (como facturas, informes y documentos contractuales), instrucciones, procesos de cierre y documentos similares en correos electrónicos, archivos, salas de equipo, hojas de cálculo, planes de proyecto y archivos en papel, y que pueden compartirse en el contexto de coordinación y colaboración con terceras partes. Esta información es necesaria para los intereses legítimos de VIEWNET en la realización de sus operaciones de negocio.

9. Quejas.

Nos tomamos muy en serio cualquier queja sobre como recogemos y utilizamos la información personal.

Si cree que la forma en que recabamos o utilizamos la información personal es injusta, engañosa o inapropiada, o tiene alguna otra preocupación sobre la forma en la que tratamos los datos comuníquenoslo de inmediato.

Para presentar una queja, comuníquese con área de Protección de Datos de VIEWNEXT a través del siguiente correo viewnext_protecciondatos@viewnext.com.

10. Otras direcciones de contacto.

También podrá ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos Europeo de IBM “IBM European Data Protection Officer», para solventar cualquier consulta, a través del a través del correo electrónico: PrivacyQ@ca.ibm.com.