Migración del correo a Microsoft 365

La aceleración digital impulsada por el contexto del COVID-19 ha hecho que muchas empresas pongan en marcha proyectos de migración del correo a microsoft 365. A día de hoy, una empresa que no considere aún este movimiento estratégico, corre el riesgo de que sus aplicaciones queden fuera de soporte o sin actualizaciones, tanto las aplicaciones ofimáticas, como las aplicaciones propias de negocio, así como los servidores que las alojen.

Por lo general, la plataforma de correo corporativa será el primer hito de la transformación digital y migración al cloud de las cargas de trabajo de una empresa. Llegado el momento, la empresa deberá elegir cual será el destino de sus buzones de correo y en ello nos centraremos en este artículo.

Antonio Jesús Vegas Martos
Antonio Jesús Vegas MartosCoordinador M365 del CDC en Viewnext

2. ¿Por qué Microsoft 365?

Antes de Office 365, los clientes tenían diversas herramientas internas de correo electrónico y de productividad combinadas con soluciones web puntuales de colaboración e intercambio de archivos.

Microsoft es uno de los líderes del sector, superando ya incluso a Google. El lanzamiento de Office 365 fue el 28 de junio de 2011. Y cambió de nombre a Microsoft 365 hace ahora algo más de un año, el 21 de abril de 2020.

microsoft 365

Pero, ¿por qué hacer una migración del correo a  Microsoft 365?

Beneficios de migrar a Office 365

  • Tiene planes y servicios para empresas de todos los tamaños y sectores.
  • Suscripción de pago por uso y software como servicio (SaaS) que el cliente puede consumir mes a mes o dar de baja según su necesidad
  • Proporciona todas las actualizaciones de la suite de Office, que nos guste o no, es la más popular, estando a la vanguardia y por delante del resto de soluciones del mercado hoy en día.
  • Asociación nativa entre las aplicaciones de Microsoft 365 y la mejor integración con software de terceros.
  • Herramientas de colaboración en continua evolución, un ejemplo la explosión definitiva de Teams con más de 75 millones de usuarios activos diarios tras la expansión del teletrabajo.
  • Permite aumentar la productividad y colaboración entre usuarios, también los trabajadores móviles, que Microsoft llama Firstline Workers, que no tienen un puesto de usuario fijo e incluso sólo tienen un móvil o una Tablet para enviar los datos.
  • Y por último el modelo de seguridad de Microsoft365, que se ha adaptado al trabajo remoto con la llegada necesaria de Zero trust, y es la plataforma que más opciones de seguridad permite configurar al cliente, además de ser la más avanzada con diferencia frente al resto de sus competidores en el mercado.

Desventajas

Como inconveniente podemos pensar que perdemos el control de nuestros datos al estar alojados o repartidos por varios centros de datos de varias regiones. Sin embargo, un usuario será capaz de acceder a su buzón desde cualquier navegador o dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier localización.

Outlook

Centrándonos en el correo,  Outlook on the web, la versión web y Outlook en su versión de cliente de escritorio, están en continua evolución e incorporan todas las novedades según el canal elegido, sobre todo a nivel de seguridad de Exchange Online Protection.

Outlook de largo es el cliente más estandarizado y permite configurar cuentas Microsoft365 sin limitaciones y sin necesidad de complementos de pago adicionales como Aluco para Thunderbird.

Pero, ¿cómo trasladar a Microsoft 365 por ejemplo los buzones desde un servidor POP, IMAP, mbox, nsf de Notes, Gsuite, Exchange Server, Linux, etc.?

Hay diversos factores a tener en cuenta para llevar a cabo la migración de correo a Office365.

En todos los casos la comunicación, adopción y acompañamiento al usuario final es fundamental para tener garantías de éxito tanto en el proceso reduciendo el impacto, como en productividad por usuario final tras la implantación generando una experiencia de usuario agradable.

3. Escenarios de migración a Office365

Microsoft 365 incorpora sus propias herramientas para realizar la migración de los buzones mediante su interfaz gráfica, además de poder usar Power Shell.  Adicionalmente, hay muchas soluciones de terceros en el mercado que facilitan la tarea o solucionan determinados aspectos o inconvenientes que las herramientas nativas de Microsoft365 no remedia por sí sóla. Pero hay que saber cuándo debemos optar por usar una u otra.

La migración de correo a Microsoft 365 depende de varios factores o combinación de ellos según sea su:

  • Origen
  • Volumen o cuota de los buzones
  • Cantidad de usuarios

3.1. Origen

Respecto al origen, arquitectura, ubicación de los datos o tipo de servidor o el formato encontraremos o no ciertos inconvenientes a superar. Veamos algunos ejemplos:

POP3

pop3 es un protocolo de correo que descarga en local los mensajes y los borra del servidor. Esto lo hace obsoleto ya en este paradigma de hoy de usuarios móviles y uso de varios dispositivos simultáneos requiere tener un mismo buzón en todos los dispositivos.

Microsoft365 ofrece un método de importación de los archivos PST de los buzones POP de origen. No hablamos de hacer la importación manualmente desde el equipo del usuario, hablamos de realizar un proceso global, ya sea enviando unos discos cifrados o mediante la carga a una cuenta de almacenamiento gratuita de Azure con AzCopy. Además, esta opción ya permite realizar filtros del buzón de origen para una migración más personalizada.

email pop3

Fuente de imagen: Microsoft.com

Se recomienda que el formato de archivo PST sea Unicode en lugar de ANSI.

Datos a tener en cuenta o inconvenientes de una importación PST:

  • El tamaño de los mensajes no puede superar los 150 MB, que es el límite establecido en Exchange Online, de lo contrario ese mensaje no será copiado
  • La migración mediante importación de PST permite volver a migrar contenido sin peligro de duplicar mensajes.

IMAP

El protocolo IMAP, a diferencia del POP no borra el mensaje descargado del servidor, lo cual permite ya tener un mismo mensaje en dos equipos distintos. El buzón se almacena en caché con extensión OST.

Estas son algunas de las limitaciones a tener en cuenta:

  • En una migración IMAP, a diferencia de la importación PST si se tiene que volver a migrar, cada mensaje generará un ID nuevo y duplicará los mensajes.
  • No se migra contactos, ni calendarios, ni tareas u otros elementos, sólo mensajes de correo.
  • Número máximo de elementos no puede superar los 500.000.
  • Tamaño máximo de un mensaje que puede migrar es de 35 MB

IMAP email

Fuente de imagen: Microsoft.com

Gsuite, Gmail 

Para migrar buzones de Gmail o Gsuite la opción recomendada es usar el mismo protocolo IMAP del punto anterior. Pero además, GSuite tiene varios elementos adicionales a tener en cuenta:

  • Necesidad de activar el protocolo IMAP y aumentar el número de elementos leíbles por carpeta en origen que puede estar en 1000 por defecto.
  • Si queremos o es requisito migrar los contactos, tareas y calendarios nos veremos obligados a decidir qué herramienta de terceros usar para completar el proceso como Quest, Bittitan o CodeTwo.

Exchange Server local

Dependiendo de la infraestructura local, se debe ejecutar un tipo de migración u otra a través de la herramienta nativa de migración de Microsoft 365. Si los servidores de origen son Exchange 2003 o 2007 se trata de una migración preconfigurada, habrá ciertas limitaciones de coexistencia y tiene ciertos prerequisitos. Para un origen de Exchange 2010, 2013 o 2016 la migración se conoce como hibrida, y permite completarse de una manera más eficiente con un entorno de convivencia entre usuarios locales y de nube.

Notes

La diferencia de arquitectura entre Notes y Office365, el contraste de uso y funcionalidad, las plantillas de formularios y sus campos, los clientes de escritorio, y sus bases de datos provoca que sea una de las migraciones más complejas y llevado al extremo incluso con la periodicidad de reuniones en el calendario hacen de esta migración una de las más pesadas. Además de requerir el uso de herramientas de terceros como Binary Tree o MigrationWiz y montar incluso una infraestructura de servidores que permita la transformación de los mensajes.

Office365

Aunque la herramienta de Microsoft 365 permite realizar ya la migración de buzones entre dos tenants, la mejor opción para migrar buzones, OneDrive, sitios de SharePoint Online (SPO) y equipos de Teams es usar una herramienta de terceros.

Hay que considerar que, si hay que mover el dominio de tenant, y la forma más eficiente de migrarlo será con una migración total, ya que el dominio no puede existir en dos tenants distintos.

3.2. Volumen o cuota de los buzones a migrar

Si migramos buzones POP el tamaño de los buzones, por lo general, no superará los 2 GB, sin embargo, puede ser necesario migrar múltiples archivos PST de un mismo usuario.

Eso puede desencadenar en la necesidad de activar el Archivado online gratuito de Microsoft 365, o incluso hacerlo ilimitado (requiere Plan 2 de Exchange Online) y dividir la migración, moviendo por lo general los dos o tres últimos años de correo al buzón nominal y el resto al archivado.  Esto no es factible con la herramienta de migración si el origen es un servidor IMAP de Microsoft 365 y deberíamos recurrir a una aplicación de terceros que nos permita filtrar por fechas y migrar al buzón de archivado, o que sea capaz de omitir mensajes duplicados.

Debemos considerar que, si tengo que dividir un buzón en 3 procesos de migración distintos, buzón, archivado y contactos, realmente son 3 migraciones y por ejemplo un software de terceros va a requerir 3 licencias de migración o más, para poder completar el proceso.

3.3. Número de usuarios y buzones

Quizás el aspecto más importante y que nos hará reflexionar es el número de buzones a migrar. Ya que va a definir qué tipo de migración realizar con, en menor medida, el origen.

Microsoft permite realizar la migración de hasta 2000 buzones simultáneamente, sin embargo, debemos considerar que, si el número de buzones supera los 150, debemos dividir en lotes y crear varias oleadas. Obviamente también dependerá aquí del origen y la infraestructura que requiera para su migración. Por ejemplo, para una migración notes, cuyo proceso de transformación es más pesado, un lote se puede alargar en el tiempo o requerir muchas oleadas con pocos usuarios.

En función del número de usuarios elegiremos entre una migración total o por lotes:

Migración Total

En una migración total, por lo general, se puede programar o lanzar el cambio de MX en las DNS del dominio corporativo migrado, antes o una vez se ha lanzado el proceso de migración para el último de los buzones, pudiendo lanzarse resincronizaciones incrementales según necesidad o incluso completando el buzón en un último paso posterior dependiendo de la herramienta que usemos.

Para una migración de origen POP es obligatorio lanzar el cambio de MX antes de lanzar la migración para asegurar que no falte ningún mensaje en destino tras la migración. En el momento que se hace este cambio los nuevos mensajes entrarán ya en Microsoft 365 en lugar del servidor de origen.

Una migración total se caracteriza por ser más rápida, se puede ejecutar en un fin de semana y los mensajes se migran generalmente en un único proceso.

Migración por lotes

Si, por el contrario, tenemos que migrar más de 150 buzones debemos considerar lanzar varios lotes. Estas oleadas pueden además, estar separadas en el tiempo unas de otras, y será necesario un periodo de coexistencia. Este tipo de situación en el que conviven usuarios en ambas plataformas se da en orígenes como Notes, Exchange Server local y GSuite, y para empresas de mayor número de buzones.

Otro aspecto importante de una migración por lotes será la necesidad de aplicar un reenvío de mensajes en los buzones ya migrados. Esto por ejemplo para una migración desde Exchange Server local lo resuelve Microsoft365, sin embargo, no ocurre así con el resto de orígenes.

Una migración por lotes se caracteriza por ser más eficiente para volúmenes muy grandes de usuarios y de buzones y se usa en escenarios más complejos. Los mensajes se migran generalmente en varios procesos incrementales y se ejecutarán tantas oleadas como sea necesario. Además, permite la convivencia entre usuarios de las dos plataformas y proporciona más tiempo para realizar el cambio de MX en DNS.

4. Conclusiones

Obviamente podemos decir sin lugar a duda que Microsoft 365 es la plataforma más adecuada para mover nuestros buzones a la nube.

En segundo lugar, que el tipo de migración dependerá principalmente de la ubicación del origen de los buzones, los protocolos que admita, y en segundo lugar por el número de buzones a trasladar.

Así, si el origen es POP, IMAP o Exchange Server local por lo general se podrá usar la herramienta nativa de Microsoft365. Por el contrario, si vamos a migrar desde GSuite o Notes seguramente recurriremos a herramientas de terceros.

2021-09-01T09:49:34+02:001 septiembre, 2021|

¡Compártelo en tus redes sociales!

Ir a Arriba