En la actualidad, en la mayoría de las empresas ya están utilizando sistemas ERP, para gestionar las operaciones que realizan en los diferentes departamentos, y dependiendo de estos, tendrán implementadas diferentes utilidades enfocadas al área económico-financiera, ventas, compras, producción, etc.; que dependerá mucho del sector al que pertenezca la empresa en cuestión.
Qué es y cuál es la utilidad de un ERP
Un ERP, por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning, en español sistema de Planificación de Recursos Empresariales, se trata de un software para la gestión de las distintas operaciones internas de diferentes áreas de la empresa, que tal como se ha mencionado anteriormente, abarcan desde el departamento financiero, de RRHH, Producción y Distribución, entre otros.
En la actualidad, existen diferentes alternativas de varias empresas, como Microsoft con Dynamics (antiguamente denominado Navision), Oracle con Peoplesoft, o SAP AG, entre otras.
Centrándose en el caso de SAP, empresa alemana fundada en 1972, y líder en el mundo de los ERP, su versatilidad permite implementar su solución tanto en la Administración Pública como en empresas privadas.
Se trata de un software escalable a medida a los requerimientos específicos para empresa, mediante desarrollos empleando su lenguaje de programación ABAP/4. Además, cuenta con una solución de diversos módulos, para adaptarse a los diferentes departamentos y procesos de alta carga de datos:
Muchos de esos módulos principales de SAP, tienen a su vez submódulos especializados en temas concretos. Y uno de ellos, se trata de FI-CA, también denominado como Cuenta Corriente Contractual, el cual va a aportar muchos beneficios a las empresas que lo integren en su sistema ERP de SAP.
SAP también cuenta con otras soluciones integrales denominadas Verticales, que implican una consolidación de procesos de negocios a diferentes industrias, y en este punto FI-CA cuenta con especializaciones en diferentes sectores empresariales.
Qué es el módulo FI-CA
Se trata de la solución que propone SAP, para poder trabajar con un gran número de clientes y con diferentes tipos de cuentas por pagar, promoviendo a FI-CA como un sub-libro alternativo al módulo estándar FI-AR (cuentas a cobrar) y al módulo FI-AP (cuentas a pagar).
Este módulo se usa principalmente en las soluciones de industria que SAP ofrece, siendo los siguientes sectores un ejemplo:
- Sector de las utilities (agua, luz, gas, etc.; especialización IS-U)
- Sector de las telecomunicaciones (especialización RM-CA)
- Sector de aseguradoras
- Sector público (administraciones públicas)
- Sector de la educación (universidades)
Orígenes de FI-CA
En el caso de una de las empresas de telecomunicaciones más importantes de España, tenían la necesidad de disponer de un módulo para gestionar los cobros y recobros de clientes, además de la gestión de la cadena de apremio (diferentes fases en las reclamaciones por incobros) ante clientes con deuda. Pero en aquel momento, SAP en su versión 4.6 carecía de un módulo para esa utilidad.
El equipo técnico y de consultoría (la mayoría aún colaborando en Viewnext) junto con otra consultora de ámbito internacional, SAP se comprometió a ayudar en el montado del nuevo módulo a medida, a cambio de poder utilizar el código implementado, y tenerlo de referencia para la creación del futuro módulo, que ha acabado convirtiéndose en FI-CA.
Ventajas de usar FI-CA con SAP
Tal como sucede con el módulo FI, está interrelacionado con el resto de módulos, para la realización de los documentos contables financieros.
- La unificación de figuras comerciales (clientes y proveedores) bajo un mismo paraguas, mediante el empleo de los Business Partners, que en español serían los Interlocutores Comerciales (IC), y un escalón por debajo estarían las Cuentas Contrato (CC). Y mediante diferentes figuras, los IC puede comportarse como clientes, proveedores…; y poder enlazarse con el resto de módulos clásicos que aún trabajan con las figuras comerciales clásicas (y sus tablas de BBDD).
- La simplificación para la realización de los documentos contables frente al módulo FI, hace que sea mucho más sencillo la generación de dichos documentos, mediante el empleo de las operaciones principales y parcial para los diferentes conceptos en una factura, por ejemplo.
- Mejor control de bloqueos de CC y de documentos, a diversos niveles: contabilización, compensaciones, reclamaciones…
- La generación de lotes de pagos y de devoluciones de forma masiva, facilita la tarea para realizar pagos y devoluciones masivas, sin necesidad de informar una gran cantidad de datos.
- Generación de planes de financiación y de promesas de pagos de forma nativa, sin necesidad de realizar ampliaciones o programas nuevos para su tratamiento.
- A diferencia del módulo FI, en FI-CA hay una gran cantidad de BAPIs (funciones) que permiten realizar de forma masiva un buen número de operaciones, estando prácticamente todo cubierto con alguna función para realizar dicha carga (facturación, financiaciones, cobros, lectura de contadores, etc…)
- Realización de procesos recurrentes de forma más efectiva y eficiente, como puede ser la compensación automática de documentos, la realización del remesado de cobros a cliente, revisión de las promesas de pago, envío de información de agencias de recobro…
Inconvenientes de usar FI-CA con SAP
Como en todo producto novedoso o de gran interés, también tienen inconvenientes que se deben tener en cuenta antes de decantarse a su implantación:
- No es un módulo válido para cualquier tipo de empresa. Está indicado para aquellas que tengan un gran volumen de facturación, cobros y pagos, con un gran número de clientes.
- Hay un gran número de procesos nuevos, diferentes a como se realizan en el módulo de FI, que puede dificultar el cambio a los usuarios. Resistencia al cambio.
- Como ya sucede en otros módulos de SAP, FI-CA no puede funcionar por sí solo, por lo que debe tener como apoyo el módulo financiero. Será necesario realizar bajadas diarias de los documentos generados en FI-CA mediante claves de reconciliación, y su generación de los documentos FI, que van directamente al General Ledger (en español, el libro de mayor). Es decir, hay que replicar todas las actividades realizadas en FI-CA, con el fin de poder dejar cuadrado el libro de mayor de la empresa.
