Herramientas y consejos útiles para el teletrabajo

Hasta la llegada del coronavirus España se situaba como el quinto país de la Unión Europea peor preparado para el teletrabajo, según un estudio de la Universidad Complutense de Madrid, solo por delante de Rumanía, Bulgaria, Eslovaquia y Hungría.

En un país basado en la cultura del presencialismo la llegada de una pandemia, como la que estamos viviendo, obligó a miles de empresas a prepararse en un tiempo récord para mandar a casa a sus empleados permitiéndoles ejercer su trabajo de la forma más eficiente posible.

¿Cuál está siendo el resultado?

España sigue estando a la cola. Según un reciente estudio de Eurofund, el 30,2% de los ocupados en España ha podido realizar durante la pandemia su trabajo desde casa mientras que en países como Portugal, Italia o Finlandia los porcentajes se sitúan en 38,3%, 40,8% y 59% respectivamente.

Independientemente de los datos, a nivel político, esta situación ha abierto el debate de la regulación del teletrabajo y de la jornada laboral de 32 horas en nuestro país.

Pros y contras del teletrabajo

Ventajas:

• Mayor conciliación y flexibilidad: al no tener que invertir tiempo desplazándose a la oficina el empleado puede conciliar mejor su vida familiar y laboral, especialmente en lo que se refiere a los hijos. Gracias a esta flexibilidad podrá llevarlos o recogerlos del colegio aumentando su grado de satisfacción personal y por tanto su motivación a nivel general. Además, no estará tan agotado físicamente después de largos trayectos.
• Ahorro de tiempo: ligado con el punto anterior, el empleado ahorrará tiempo en desplazamientos que podrá utilizar para su satisfacción personal. Mejor calidad de vida supone un empleado más feliz.
• Menores costes: ambas partes salen beneficiadas. Por un lado, el empleado dejará de invertir en gastos de desplazamiento y en comidas fuera del hogar, que suelen ser habituales. Por otro lado, la empresa ahorrará gastos de infraestructura pudiendo destinar sus espacios a otros fines: almacén, aulas de formación, eventos… Siempre pudiendo dejar algunas mesas fijas para cuando algún empleado necesite acudir allí a trabajar. Respecto a gastos que sí tiene el empleado, como luz o internet, es algo que el Gobierno está valorando regular.
• Reduce el absentismo laboral: al permitir que el empleado gestione su agenda, disminuye su ausencia a nivel laboral flexibilizando la conciliación.
• Mejora la productividad: empleados más felices y concentrados dan lugar a trabajadores con un mejor rendimiento.
• Menos estrés: un empleado que se despierta en su hogar, puede trabajar con las comodidades de su vivienda, su música y cómo él necesite para concentrarse mejor y todo sin haber pasado una hora en un atasco, lo que produce que realice su trabajo mucho menos estresado.
• Retención de talento y atracción de trabajadores más cualificados: si no tenemos en cuenta las limitaciones físicas que impone una oficina entonces podremos contratar a los empleados más preparados, independientemente del lugar en el que se ubiquen. Además, siempre que mantengamos los parámetros anteriormente citados, contaremos con empleados felices entre nuestras filas, reduciendo así la rotación empresarial.

Desventajas:

• Posible inversión inicial: como es de esperar, preparar una empresa para el teletrabajo requiere de proveer a sus empleados de las herramientas adecuadas y de la posibilidad de trabajar en línea, portátil, línea de móvil, conexiones seguras a través de VPN, etc. Es una inversión sí, pero con una amortización muy rápida.
• Ciberataques: teletrabajar supone trabajar continuamente en la nube y las empresas deben mejorar su seguridad informática para hacer frente a ciberataques y proteger así su confidencialidad. Contar con empresas especializadas en ciberseguridad que puedan asesorarnos sobre qué medidas y sistemas implantar en nuestra empresa es vital para proteger nuestros datos.
• Dificultad para compartir información: puede verse afectado el aprendizaje diario de los empleados al no estar en contacto continuo con otros compañeros. La mejor forma de solucionarlo es planificar sesiones de videoconferencia semanales o sesiones de formación internas para explicar que tareas hemos estado realizando y compartir esa información con nuestros compañeros de área. De estas sesiones seguramente salgan nuevas ideas sobre cómo hacer las cosas o nuevos proyectos a realizar.
• Falta de ambiente laboral y relaciones personales: hay empresas a las que el exceso de relación entre sus empleados les puede incomodar, pero la eliminación total puede ser también muy negativa. El teletrabajo toca este último punto. Los empleados ya no pueden tomarse descansos juntos ni mantener una interacción directa lo que impide una relación más cercana entre ellos. Mantener una buena relación entre empleados es fundamental, ya que esto propicia una mejor colaboración y compartición de conocimiento. Por ello, es aconsejable realizar sesiones online de conexión entre empleados de entre 15 y 30 minutos donde se mantenga un ambiente distendido simulando esos descansos para el café.
• Dificultad para separar vida personal de profesional: trabajar en el mismo sitio que vivimos puede resultar difícil. Seguramente nunca encuentres el momento de tomarte un descanso o por terminar ese último informe relegues la comida una hora más tarde. Márcate horarios como si estuvieras en la oficina.
• Exceso de horas extra trabajadas: según un estudio de Ipsos Digital, el 27% de los encuestados afirmó que durante este confinamiento ha tenido que trabajar horas extra. Ese es uno de los grandes contras del teletrabajo. Finalmente, el estar en nuestro hogar con el ordenador tan cerca provoca que en muchos casos las horas de trabajo sean difusas.
• Mayores exigencias por parte de la empresa: la desconfianza o la falta de control que la empresa siente que tiene sobre el equipo provoca que les exija mucho más para controlar así su rendimiento. Esto es un problema cultural donde el elemento clave es cambiar la “C” de control por la “C” de confianza, y como todo cambio cultural esto debe venir desde la parte alta de la organización. Otro factor importante para acabar con esa percepción de falta de control, es alcanzar un acuerdo en los objetivos a desarrollar entre el responsable y el empleado. De esta manera, se podría ver si el empleado cumple o no con el trabajo acordado.
• Sedentarismo y problemas físicos: si el empleado no hace ningún tipo de ejercicio y además teletrabaja su salud puede resentirse presentando a corto plazo dolores de espalda, sobrepeso y dolores articulares. Conviene por tanto realizar alguna práctica deportiva, hidratarse bien, más aún en verano y llevar una dieta saludable.

Herramientas imprescindibles para teletrabajar

Para poner en marcha el teletrabajo en cualquier empresa, estas deben facilitar el desarrollo de toda la actividad de forma remota manteniendo la actividad habitual del día a día de la compañía. Nuevamente la tecnología se integra en el entorno de trabajo para poder mantener así la productividad y el ritmo habitual. Podemos dividirlas en los siguientes grupos:

Herramientas organizativas

• Slack: es un sistema de comunicación corporativa que incluye todos los medios de comunicación en un mismo sitio y que además da la posibilidad de integrar muchas de las herramientas que utilizamos en nuestro día a día, como Google Drive, Dropbox, MailChimp… Es muy útil para recopilar ideas del equipo en distintos proyectos e incluyo se pueden programar recordatorios y reuniones. Esta herramienta ha sido una de las grandes beneficiadas de la pandemia, concretamente durante el mes de junio anunciaba su acuerdo con Amazon, para que los empleados de la compañía de Jeff Bezos comenzaran a utilizar Slack, mientras que esta se comprometía a utilizar los servicios en la nube de Amazon como opción preferida. Además, nada más decretarse el estado de alarme en nuestro país, Slack anunciaba que integraría las llamadas de Microsoft Teams en su plataforma.
• Trello: se trata de una herramienta de gestión de proyectos. La información se organizada en un tablón o “board” que consiguen que sea una herramienta muy visual. Así podrás organizar las tareas en un tablero tipo Kanban con sus tres columnas básicas: “por hacer”, “en proceso” o “hecho”, invitando a más empleados a los distintos tableros, pudiendo así comentar, compartir archivos y desarrollar conjuntamente la gestión del proyecto.
• Asana: se trata de otra herramienta de gestión de tareas y proyectos. En este caso, los empleados pueden compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas que tienen asignadas.

Herramientas de comunicación online

• Zoom: el software de videoconferencia fue sin duda la estrella del confinamiento alcanzando los 300 millones de usuarios durante el mes de abril y el valor en Bolsa de 46.000 millones de dólares. ¿Qué ha hecho tan especial esta plataforma? Básicamente facilidad y rapidez para planificar reuniones y videoconferencias grupales (de hasta 100 personales con el plan gratuito y durante 40 minutos). Otro punto a favor es que no es necesario registrarse.
• Webex. La plataforma de comunicación online de Cisco ha sido una de las más utilizadas durante la crisis COVID. La compañía también ha facilitado cuentas gratuitas para cualquier persona que necesitase realizar videoconferencias durante un mes. Incluso llegó a un acuerdo con la Comunidad de Madrid e IBM para que los centros educativos pudieran resolver sus necesidades de comunicación online con los alumnos a través de Webex.
• Microsoft Teams: durante el confinamiento la compañía ofreció seis meses de acceso gratuito a su plataforma como forma de apoyar el teletrabajo. Es una de las herramientas más completas del mercado permitiendo la comunicación por voz, videollamada, chats, compartir documentación, establecer reuniones etc.
• Skype: se trata de una herramienta de comunicación que permite tanto chat como videollamadas. Su uso es más que conocido desde su lanzamiento en 2003 y durante el confinamiento consiguió duplicar su tráfico.
  Google Meet: es un servicio de videoconferencias para empresas desarrollado por Google y vinculado a su servicio de pago G Suite. Desde mayo, Google habilitó esta plataforma de forma gratuita a todo el mundo hasta el 30 de septiembre, a raíz del éxito que empezó a cosechar Zoom en los primeros meses de pandemia.

Herramientas para compartir archivos

• Google Drive: se trata del sistema de alojamiento de archivos en la nube creado por Google en 2012. Permite crear, editar, gestionar y compartir documentos de forma fácil permitiendo el trabajo colaborativo. Actualmente proporciona de forma gratuita 15 GB de almacenamiento que pueden aumentarse con distintos planes. Durante esta pandemia ha sido muy popular ya no solo en el área laboral, sino en el ámbito educativo.
• WeTransfer: se trata de un servicio de archivos basado en la nube. Su popularidad se debe a la facilidad de uso ya que no es necesario ningún registro para subir y compartir archivos en pocos segundos. En la cuenta gratuita tenemos un límite de 2 GB, pero si deseamos enviar archivos más grandes podemos optar por su plan de pago, que ya nos permitirá enviar hasta 20 GB.
•  Dropbox: estamos ante otro sistema de alojamiento de archivos. En este caso, es otro viejo conocido que ya comenzó su andadura en 2008. Se trata de una herramienta que permite almacenar, sincronizar y compartir archivos rápidamente. El plan Basic ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito, pero cuenta con dos planes más para aumentar esta capacidad hasta en 3 TB.

Consejos para mantener la seguridad de tu equipo mientras teletrabajas.

Uno de los temas que más puede preocupar a las empresas a la hora de implantar el teletrabajo es la seguridad de la información que manejan sus empleados y los posibles ataques informáticos, así que, ¿cómo debes prepararte?

1. Cuenta con un antivirus de confianza: si ya trabajas con tu ordenador corporativo seguramente tu empresa ya se ha ocupado de instalar una solución de seguridad avanzada. Si por el contrario vas a usar tu ordenador personal, recuerda usar un antivirus de confianza, aunque tengas que invertir algo de dinero.
2. Actualiza los programas y sistemas operativos: lo sabemos, siempre aparece una nueva actualización cuando tienes ese documento importante a medias. Bueno, termina, guarda y actualiza. Es importe hacerlo, las actualizaciones siempre aparecen por vulnerabilidades detectadas por el creador y ten por seguro que los ciberdelincuentes saben que hay mucha gente por ahí perezosa que se resiste a actualizar.
3. Cifra tu conexión wifi: ya puedes tener la mejor protección para tu ordenador que si la conexión a internet no cuenta con seguridad, todo el trabajo hecho habrá sido en vano. Recuerda que internet es el canal de envío y recepción de tus datos así que es imprescindible que cifres tu conexión de red.
4. En espacio públicos usa una VPN: si vas a trabajar en un coworking o en sitios públicos usando una red de internet pública estaríamos de nuevo en el punto anterior, cualquiera podría interceptar aquello en lo que estás trabajando. Así que usa una red virtual privada para mantener el cifrado activo.
5. Trabaja siempre con las herramientas corporativas: seguramente tu empresa ya se ha preparado para esta nueva etapa con algunas herramientas anteriormente citadas adquiriendo planes de pago. Es importante que toda la información que manejes en tu ámbito profesional se encuentre dentro de ellas y no en tu cuenta personal de Google Drive, por ejemplo, así serás conscientes de que las configuraciones y seguridad que el departamento informático ha otorgado a esas herramientas son las idóneas.

¿Cuáles son los retos pendientes del teletrabajo en España?

A pesar de que España ha dado un paso de gigante en el teletrabajo, siendo como es, un país donde prima el presencialismo y el contacto social, aún falta mucho por hacer. Algo que nos indican datos como los mencionados al principio de este texto donde nos situamos a la cola de los países que instauran esta forma de trabajar. Pero, ¿cuáles serían los siguientes pasos?

1. Asociar el teletrabajo a la flexibilidad horaria: el teletrabajo no debe ser la opción para los que tengan familia, sino para todos. Debe servir para que todo trabajador cuente con autonomía de gestión del tiempo permitiéndole así conciliar.
2. Desconexión digital: como contábamos anteriormente, el 27% de los empleados tuvo que trabajar horas extras durante el confinamiento, por eso es importante fijarse unos horarios de trabajo para poder separar las horas de laborales de las personales o de ocio.
3. Contar con el material idóneo: las prisas del teletrabajo a raíz de la pandemia obligaron a muchas empresas a teletrabajar “con lo puesto”, pero es imprescindible invertir en equipos, accesorios o incluso herramientas de trabajo colaborativo que puedan necesitar los empleados y que rápidamente se verán amortizadas. Sin olvidarnos de las medidas de seguridad que hayan de implementarse para cuidar de la seguridad de nuestros datos.
4. Plan de prevención de riesgos laborales: es cierto que los accidentes laborales pueden disminuir con el teletrabajo al bajar los desplazamientos, pero esta nueva modalidad no implica que desaparezcan, si no que aparezcan otros en su lugar, como los riesgos laborales domésticos. Por eso, es conveniente que el empleado conozca toda la información necesaria y se elaboren planes y ayudas para mejorar la prevención de riesgos en sus nuevos puestos.
5. Descentralización de los puestos de trabajo. La mayoría de las grandes empresas se encuentran ubicadas en las ciudades más importantes del país para atraer consigo al mejor talento. Con esta nueva modalidad, la ubicación a la hora de contratar ya no será un filtro para la búsqueda de personal cualificado y esto repercutirá en una menor inversión en oficinas en las grandes urbes y una mayor creación de centros de coworking y oficinas más pequeñas distribuidas por toda la geografía donde tengan residencia sus trabajadores.

Con toda la información sobre la mesa, en España nos espera un verano de teletrabajo, para todos los que puedan mantenerlo, y de muchos pasos para seguir apostando por un sistema que según muchos expertos mejorará la calidad de vida de los trabajadores y por tanto de la productividad de las empresas.