El método Kanban, también conocido como sistema de tarjetas, está ganando gran popularidad en compañías de todo el mundo como una forma de gestionar el trabajo de forma fluida. Kanban es un método de trabajo ágil que tiene como objetivo identificar en su proceso cuellos de botella potenciales y corregirlos para favorecer la fluidez del trabajo a través de este con un rendimiento óptimo.
La principal ventaja de esta metodología es que es muy sencilla de usar, actualizar y asimilar por parte del equipo. Además, esta técnica de gestión de las tareas te permite con un simple golpe de vista conocer el estado de los proyectos y pautar el desarrollo del trabajo de forma efectiva.
Guía para iniciar el método Kanban
Para empezar a usar la metodología Kanban únicamente necesitas una pizarra blanca, post-its y definir y analizar con detenimiento los siguientes puntos:
Visualizar el flujo de trabajo
En muchas ocasiones no vemos realmente las etapas por las que un proyecto pasa ni las personas que trabajan en cada momento. Una situación bastante común en grandes organizaciones donde el desconocimiento del trabajo de otros equipos es la tónica general. El método Kanban nos aconseja utilizar un panel con tarjetas que muestren cada tarea en columnas que señalen cada fase del proyecto.
Limitar el trabajo en curso
Si te multiplicas para realizar muchas tareas y las dejas a medias no tiene ningún sentido. Un principio básico de este método es terminar lo que empiezas antes de iniciar otra labor.
Gestionar el flujo de trabajo
Del mismo modo que visualizas el flujo de trabajo, tienes que controlar su funcionamiento. Observar en todo momento si todo evoluciona correctamente o si alguna persona del equipo tiene dificultades y necesita ayuda para solucionarlas.
Marcar las reglas del proceso
Si quieres aplicar bien este método, lo primero es entenderlo. Tan importante es conocer quién hace qué como que esas personas conozcan la manera de realizar su trabajo y entiendan las reglas o especificaciones.
Mejorar en equipo
La mejora continua es uno de los pilares del método Kanban. En este sentido, el progreso tienes que acordarlo con tu equipo haciendo uso de la experiencia de todos sus componentes.
Tablero Kanban
El tablero Kanban es la herramienta para visualizar y mapear el flujo de trabajo y uno de los elementos fundamentales de esta metodología. Puedes emplear un tablero de corcho, una pizarra blanca o emplear algún software específico para esta labor. Lo importante es poder dividir un espacio en filas y columnas lo suficientemente grandes como para abarcar tu proyecto.
Las columnas representan una fase del proceso y las filas simbolizan los distintos tipos de actividades específicas (diseño, implementación, depuración de errores, etcétera).
El tablero muestra en tres secciones básicas el estado de las tareas:
- Por hacer.
- En proceso.
- Hecho.
Principios de la metodología Kanban
La metodología Kanban se basa en cuatro principios fundamentales:
1. Comienza por lo que vas a hacer ahora
Para aplicar este proceso no es necesario empezar de cero. Este sistema está enfocado en el work in progress (WIP) y puedes superponerlo con facilidad a tus procesos y proyectos actuales.
2. Los cambios evolutivos serán incrementales
Por naturaleza, este método es incremental. De hecho, Kanban y Scrum son dos metodologías ágiles basadas en este principio. ¿Y qué significa eso? Que puedes centrarte en hacer pequeños cambios de manera continua sobre los procesos actuales y realizar un seguimiento de forma fácil. No abordarás grandes cambios sobre los procesos y evitarás encontrarte con obstáculos que puedan ofrecerte resistencia.
3. Respetar los procesos, roles y responsabilidades
El método otorga valor a los procesos existentes y, en lugar de sugerir su modificación, propone introducir sobre ellos pequeñas mejoras de forma progresiva para contribuir al objetivo de mejora constante. Además, los equipos responderán de mejor forma a ajustes pequeños que a modificaciones más grandes.
4. Fomentar acciones de liderazgo en todos los niveles
El liderazgo es compartido por los miembros del equipo. Todos ellos tienen el deber de promover la mentalidad de mejora continua (Kaizen) para conseguir la optimización de los flujos de trabajo. Un proceso donde todos participan y se benefician.
Importancia de las mediciones
Las métricas en Kanban nos ayudan a entender qué está sucediendo en el sistema. El tiempo medio de finalización, el número de piezas entregadas por cada ciclo, la desviación típica o el tiempo más común (mediana) son métricas muy potentes que hay que hacer transparentes y explícitas. Sin la obtención de estos datos no es posible aplicar pequeñas mejoras para evolucionar el proceso. De ahí la importancia de medir y plasmar ciertos parámetros que nos ayuden a mejorar.
En resumen, el método Kanban está especialmente aconsejado para aquellas equipos, departamentos y compañías que requieran de flexibilidad en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas, la supervisión del equipo de trabajo, la priorización y los informes de dedicación. Y además, te permite combinarlo con otras metodologías ágiles de trabajo como Scrum.
